Bewerbermanagementsysteme - oder auch die Arbeitserleichterung im Recruitingprozess

Das Thema „Bewerbermanagementsysteme“ kann zunächst erschlagend wirken. Zum einen ist die Auswahl groß, zum anderen muss man sich Gedanken machen, wie man im Unternehmen solch ein System einführt und welche Funktionen man braucht.

Wir nutzen natürlich ein Bewerbermanagementsystem (BMS) und können gar nicht mehr ohne! Egal wie groß oder klein das Unternehmen ist – ein BMS ist für einen reibungslosen Recruitingprozess ein Must-Have. Aber worauf sollte man achten und was genau hat man von dem Aufwand, ein System im Unternehmen einzuführen?

Grundsätzliches zuerst: BMS bilden den gesamten Bewerbungsprozess nicht nur digital ab, sondern vereinfachen und automatisieren die Prozesse auch. Eine klassische Bewerbermanagement-Software unterstützt dabei sowohl bei der Erstellung und Schaltung von Stellenanzeigen als auch bei der Verwaltung der Bewerber:innen. Zudem ermöglicht sie die Zusammenarbeit mit den Fachbereichen direkt über das System und vereinfacht das Management von Talentpools.

Wir haben dir 7 konkrete Vorteile und Funktionen eines BMS zusammengestellt, die wir persönlich im Alltag immer wieder zu schätzen wissen:

1. Multi-Channel-Posting

Das System bietet dir Vorlagen, die dir helfen, Stellenanzeigen schnell und in ansprechendem Design zu gestalten. Das Beste an der Sache: Mit nur einem Klick kannst du die neue Stelle bei zahlreichen kostenfreien oder kostenpflichtigen Jobbörsen veröffentlichen. Die Systeme gestalten zudem die #Stellenanzeigen so, dass sie zum Format der einzelnen Jobbörsen passen. So bleibt die Stellenanzeige auch auf anderen Plattformen ansprechend.

2. Vereinfachung und Automatisierung von Arbeitsschritten

Bestimmte Schritte im Bewerbungsprozess können standardisiert und automatisiert werden. Beispielsweise kannst du #Kommunikationsvorlagen für die Eingangsbestätigung, Follow-Up-Mails oder auch Absagen hinterlegen, die automatisch versendet werden – sogar zu einem gewählten Zeitpunkt. Du kannst sogar einstellen, dass eine schon vorbereitete Absage erst eine Woche später rausgeschickt wird.

3. Besserer Überblick über alle Bewerbungen

Vielleicht kennst du das: Wenn mehrere Stellen gleichzeitig ausgeschrieben werden, kann man schon mal den #Überblick verlieren. Auch da schafft ein BMS natürlich Abhilfe – denn die Prozessschritte einzelner Bewerbungen werden dokumentiert und sind einer Stellenanzeige zugeordnet. So sieht man auf den ersten Blick, welche Bewerber:innen aktiv sind und in welchem Recruiting-Status sie sich befinden. Zudem wird die Kommunikation mit Bewerber:innen als #Historie im System hinterlegt. So gehen keine Informationen verloren und wenn du im Urlaub oder krank bist, dann hat es deine Vertretung auf jeden Fall leichter.

4. Datenschutz

Oh ja, wir kennen und lieben alle dieses Thema… nicht! Aber was sein muss, muss sein: Bewerber:innendaten sind zweckgebunden. Das heißt, bewirbt sich ein:e Bewerber:in auf eine bestimmte Stelle, dürfen die Unterlagen nur zum Zwecke der Besetzung dieser Position verarbeitet werden und müssen spätestens 6 Monate nach Absage gelöscht werden. BMS ermöglichen das automatisierte Löschen aller Bewerber:innendaten. Außerdem gibt es die Möglichkeit, Bewerber:innen um Erlaubnis der Datenspeicherung zu bitten und dies im System zu hinterlegen. Auch der Auskunftspflicht kannst du mit einem Klick nachkommen. Das bedeutet also, dir wird das Thema #Datenschutz keine Bauchschmerzen oder ein schlechtes Gewissen mehr bereiten, denn dieser Job übernimmt ab sofort das System.

6. Bewerberpools anlegen und managen

Noch ein oft unliebsames Thema: Dokumentation! Um einen #Talentpool aufzubauen, sollten alle gesammelten Informationen (bspw. aus geführten Telefongesprächen) zentral dokumentiert werden. Diese #Dokumentation fällt bei einem BMS leicht, denn zum einen wird der Schriftverkehr direkt bei der entsprechenden Person gespeichert und durch Notizfelder kann die Kommunikation ganz einfach eingetragen werden. Gleichzeitig bietet ein BMS die Möglichkeit, die vorhandenen Bewerber:innendaten nach gesuchten Kriterien (z.B. Qualifikation oder Technologien) zu filtern. So kannst du dir manchmal eine Stellenausschreibung sparen, da du vielleicht schon das Perfect Match im System hast – wovon du ohne ein BMS vermutlich gar nicht wüsstest.

6. Kollaboratives Recruiting

Man kennt es: Je mehr man sich mit anderen abstimmen muss, umso öfter kommt es zu Verzögerungen. Um die #Zusammenarbeit mit den Personalverantwortlichen oder Vorgesetzten zu erleichtern, bietet ein BMS einfache Bewertungsmöglichkeiten und Kommentarfunktionen, wodurch alle Beteiligten informiert sind und jeder auf den gleichen Stand ist.

7. Kennzahlen

Jetzt wäre es natürlich interessant herauszufinden, ob du auf dem richtigen Weg bist. Dabei helfen dir #Reportings, die das System – praktischerweise - automatisch auswertet. Diese geben dir Aufschluss über die Anzahl der Bewerbungen, die Bewerbungsquellen und die time to hire.

Und... überzeugt?

#FAZIT: Wenn man einen professionellen Recruiting-Prozess etablieren möchte, führt eigentlich schon fast kein Weg an einem BMS vorbei. Schreib uns gerne, wenn du Fragen hast oder eine Empfehlung brauchst – da wir dahingehend einige Anbieter gecheckt haben 👀