Cost of Vacancy: So viel kostet dich eine unbesetzte Position

Was sind die cost of vacancy?

Unbesetzte Positionen im Unternehmen werden oft als Kosteneinsparung betrachtet, da der Lohn für den nicht eingestellten Mitarbeiter entfällt. Diese Sichtweise ist jedoch zu kurz gedacht.

Es gilt zu bedenken, dass durch die fehlende Ressource Projekte und Aufträge oft nicht in der Form abgewickelt werden können, wie sie geplant waren. Dadurch entstehen ggf. lange Wartezeiten, Unzufriedenheit bei Kund:innen und die Reputation deines Unternehmens kann geschädigt werden.

Oft lehnen Unternehmen Aufträge ab, da ihnen die nötige Manpower fehlt oder sie Schwierigkeiten haben, die richtigen Mitarbeitenden zu finden. Umsatzwachstum hängt jedoch stark von der Mitarbeiter:innenanzahl ab! Dazu kommt, dass fehlendes Personal zu Überarbeitung, Frustration und einem angespannten Betriebsklima führt. Im schlimmsten Fall endet dies in Kündigungen, besonders wenn Positionen lange unbesetzt bleiben oder Besetzungsversuche scheitern. Mitarbeitende verlassen das Unternehmen, um dem Stress zu entkommen.  Man begibt sich schnell in eine Abwärtsspirale, die nicht nur das Recruiting-Team vor große Herausforderungen stellt, sondern auch eine echte Gefahr für den operativen Betrieb bedeutet.  

Die eingesparten Lohnkosten sind im Vergleich zum entgangenen Umsatz und den negativen Auswirkungen minimal. Laut StepStone betragen die durchschnittlichen Kosten für eine unbesetzte Position in Deutschland 29.000 EUR, je nach Branche. Je länger die Position unbesetzt bleibt, desto teurer wird es. Wir zeigen dir eine einfache Formel, um die genauen "cost of vacancy" zu berechnen. 

Wie berechnet man die cost of vacancy?

Die Formel für die Berechnung der "cost of vacancy" lautet: Jahresgehalt (brutto) / Arbeitstage im Jahr x Faktor (1-3) x Vakanzzeit.

1. Jahresgehalt: Dies basiert auf der Annahme, dass Mitarbeitende mindestens das Ein- bis Dreifache ihres Gehalts zum Umsatz beitragen.

2. Arbeitstage im Jahr: Bei einer 5-Tage-Woche sind es durchschnittlich 230 Tage, bei einer 4-Tage-Woche 180 Tage. Die genaue Anzahl kann durch Online-Recherche mit dem Bundesland und Urlaubstagen ermittelt werden.

3. Time to hire: Die durchschnittliche Zeit, um eine Position zu besetzen, beträgt in Deutschland 121 Tage, variiert jedoch je nach Branche.

4. Der Faktor: Ein Wert von 1-3, der die Relevanz der unbesetzten Position für das Unternehmen widerspiegelt. 3 für hochrelevante Positionen, 2 für mittelrelevante und 1 für weniger relevante Positionen.

Beispiele

Kaufmännische Position: cost of vacancy = 40.000 EUR/250*116*2 = 37.120 EUR.

Industriemechaniker:innen: cost of vacancy = 41.600 EUR/250*100*2 = 33.280 EUR.

Bauingenieur:in: cost of vacancy = 85.000 EUR/251*121*3 = 122.928 EUR.

Was bedeutet das für dich?

Unter diesem Aspekt ist es dann oft keine Frage mehr, ob Budget für Recruiting da ist oder nicht. Denn die Opportunitätskosten, also die Kosten, die entstehen, wenn nichts getan wird, sind einfach deutlich höher. Nicht nur das Portemonnaie des Unternehmens leidet darunter, sondern auch das Betriebsklima, die Produktivität und in letzter Instanz die Kunde:innenzufriedenheit.  

Wie geht es dir damit? Und vor allem: Hast du für dein Unternehmen schon mal berechnet, was dich eine unbesetzte Stelle kostet?  

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